Pulau pisang - krui - Pesisir Barat

Telapak Kaki: Catatan Pustakawan "Lampung"

Telapak Kaki: Catatan Pustakawan "Lampung": Perpustakaa n merupakan sarana paling dominan untuk mencari informasi sebanyak- banyaknya, karena berfungsi sebagai pusat informasi. Dalam ...

Catatan Pustakawan "Lampung"

Perpustakaan merupakan sarana paling dominan untuk mencari informasi sebanyak-banyaknya, karena berfungsi sebagai pusat informasi. Dalam mengelola perpustakaan selalu ikut berpartisipasi aktif menyadarkan masyarakat pentingnya informasi dalam upaya meningkatkan taraf     hidup  mereka. Pada umumnya perpustakaan di Indonesia berfungsi sebagai pusat informasi disamping karena buku merupakan media yang paling memiliki nilai strategis dalam menyampaikan informasi kepada masyarakat luas. Namun dalam setaipa penerbitan GBHN  perpustakaan masih dimasukkan sebagai salah satu proses pembangunan. Oleh karena itu keberadaan perpustakaan nantinya disarankan adanya dukungan kebijaksanaan pemerintah untuk dimasukkan kurikulum perpustakaan disetiap sekolah.

menilik fenomena yang terjadi dikalangan masyarakat indonesia dimana perpustakaan bukanlah arena strategis untuk dikunjungi, mungkin persefsi masyarakat perpustakaan adalah tempat yang seram dan membaca buku adalah hal yang paling membosankan sehingga dibuang jauh-jauh dari pikiran. harus kita pahami terlebih dahulu bahwa dinegara maju perpustakaan selalu dinomer satukan, baik dari buku, dokumentasi, informasi yang lengkap, teknologi bahkan gedung yang mewah dan selalu dijaga dan di awasi oleh orang-orang dibidangnya. sanyangganya tidak terjadi di negara berkembang seperti indonesia, bagi pemerintah perpustakaan tidak begitu penting dan tidak pernah diperhitungkan. mungkin saja promosi dan publikasi dari pustakawan itu sendiri kurang (ya sangat kurang), ini menjadi PR bagi Pustakawan tapi disamping itu pemerintah harus peka dan peduli terhadap nasib pustakawan harus memberikan ruang dan apresiasi terhadap pustakawan agar lebih semangat dalam upaya menunjang peningkatan minat baca masyarakat.

jelas bahwa perpustakaan adalah jantung bagi sebuah negara dan tolak ukur dari sebuah perguruan tinggi, kita bisa ambil contoh di lampung, apakah sebagian besar masyarakat lampung mengetahui letak keberadaan perpustakaan daerahnya sendiri, saya anggap tidak. saya tidak menyalahkan siapa-siapa karna akan lebih bijak sana jika memperbaiki diri untuk lebih maju kedepan mengkoreksi yang sudah lalu.

beberapa saat lalu saya sangat bangga dimana bapak Gubernur Lampung Ridho Fikardo memberi motivasi yang sangat besar bagi saja pribadi dan juga para pustakawan lainya dimana bapak gubernur akan membangun perpustakaan yang megah di Provinsi Lampung, disini bukan berarti saya hanya bangga karna akan dibangunnya gedung mewah sebagai perpustakaan, namun lebih dari itu. saya berpikir bahwa pemerintah sudah peduli terhadap perkembangan ilmu dan teknologi dalam upaya peningkatan kualitas masyarakatnya itu sendiri karena dari hal demikian secara otomatis minat baca kaum muda akan meningkat.

perpustakaan harus menarik, nyaman dan juga memberikan sensasi bagi pengunjungnya, namun pustakawannyapun harus menarik, ramah, punya etika dan sopan santun dengan demikian perpustakaan dan pustakawan harus dibarengi dalam membenahinya. semoga apa yang disampaikan oleh bapak Ridho Fikardo akan segera terealisasi dan menjadi cita-cita kita bersama dalam membangun Tanoh Lampung.

Polda Lampung Akan Kuatkan Intelijen

Menjelang Pilpres 9 Juli, riak konflik kembali terjadi di Lampung. Baru-baru ini ada aksi massa yang melakukan pembakaran di Lampung Selatan. Atas sejumlah kerawanan itu, Polda Lampung menyatakan akan memaksimalkan pengamanan dengan melakukan penguatan intelijen.

Kabag Bina Ops Polda Lampung Ajun Komisaris Besar Agus Wibowo mengutarakan hal tersebut dalam dialog publik oleh Yayasan Cita Anak Bangsa (Cabe) pada akhir pekan lalu. Dialog bertema 'Menuntaskan Konflik Komunal di Daerah sebagai Upaya Peningkatan Demokrasi di Indonesia' ini berlangsung di Ruang Seminar Kafe Pondok Kelapa, Universitas Lampung.

Agus mengungkapkan konflik-konflik ada yang terjadi akibat kesenjangan. Dalam berbagai aktivitas termasuk proses pemilu, menurut dia, konflik terjadi di akar rumput bukan di lingkaran pusat. "Sebagai contoh pada pileg (pemilihan legislatif) kemarin, konflik terjadi di TPS (tempat pemungutan suara) atau PPK (panitia pemilihan kecamatan). Seperti pencurian suara dan lain-lain," katanya.

Dalam agenda pilpres, Agus menjelaskan, pihak kepolisian akan melakukan pemetaan wilayah dominan pendukung pasangan capres-cawapres untuk mengantisipasi konflik.

"Misalnya di Lampung Selatan, mayoritas pendukung Partai Gerindra (Gerakan Indonesia Raya). Ketika akan ada kampanye terbuka di sana, maka jumlah aparat keamanan akan kami maksimalkan baik TNI, kepolisian, maupun bagian intelijen. Selain itu, kepolisian juga melakukan Operasi Pekat (Penyakit Masyarakat), Sikat Krakatau, dan upaya-upaya penanganan konflik lain," paparnya.

Sekretaris Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) Lampung Sukiran menilai tingginya keberagaman etnis, suku, budaya, adat-istiadat, dan bahasa di Lampung menjadikan daerah ini sebagai salah satu wilayah yang rentan terjadi konflik. Kerentanan konflik komunal, menurut dia, adalah konflik atas nama agama dan suku.

"Ketika hal ini tidak ada upaya pengendalian, maka bisa terjadi konflik yang tentu akan berdampak negatif pada proses demokrasi. Apalagi, saat ini masyarakat Indonesia akan mengadakan pesta demokrasi lima tahunan, yaitu Pilpres 9 Juli," jelasnya.

Adapun upaya Kesbangpol dalam mengendalikan konflik komunal di antaranya adalah mendeteksi secara dini konflik bekerjasama dengan kepolisian. "Selain itu, menguatkan pos ronda, pembinaan kepada masyarakat terutama pondok pesantren dan rumah ibadah, pemberdayaan posko penanganan konflik, dan pembentukan tim terpadu pengendalian konflik di daerah," ujar Sukiran.

Seminar Kebangsaan

”Strategi Pencegahan Tindak Kriminal Bersenjata dan Kelompok Teror ”

INTELEKTUAL MUDA DI NEGARA MAFIA

“ Sejatinya perubahan itu harus dikejar, karena menunggu perubahan adalah dosa besar revolusi (Lenin) ”.Bangsa yang saat ini sedang mengalami Proses tansisi pasca digulingkannya rezim otoritarian orde baru ke era reformasi yang dianggap lebih relevan bagi rakyat Indonesia. Reformasi diharapkan mampu menjawab keinginan masyarakat Indonesia yang selama perjalanan orde baru, dirasa sangat diktator dan segala kebijakan sangat sentralistik. Maka reformasi meupakan asa masyarakat Indonesia untuk menapak kehidupan yang lebih layak. Namun kenyataannya sudah lebih dari satu dekade reformasi berlangsung di Indonesia, pun tidak mampu menjawab segala kebutuhan dan harapan rakyat Indonesia. Justru reformasi hanya menciptakan raja-raja baru yang berkuasa dan menjelma sebagai mafia yang setiap saat akan melakukan hal yang semena-mena kepada rakyat kecil melalui desentralisasi kekuasaan. Keborokan birokrasi pemerintahan sudah bukan lagi rahasia umum, malah rakyat sudah bosan membicarakan kebobrokan institusi negara tersebut. Krisis multidimensional yang dialami bangsa Indonesia adalah dosa besar bersama yang dilakukan pemuda Indonesia. Betapa tidak, perjuangan pemuda kala meruntuhkan rezim orde baru hanya memberikan cek kosong dan kemudian diisi nominalnya oleh para elit-elit politik yang akhirnya menjadikan negeri ini menjadi sarang mafia.Rasanya tidak berlebihan jika bangsa ini menyandang predikat “negara mafia”, karena bangsa Indonesia saat ini tengah diisi oleh para mafia-mafia birokrasi yang sesuka hati merampas kekayaan negara demi keuntungan pribadi. Kekayaan yang seharusnya diperuntukkan menciptakan kesejahteraan rakyat Indonesia, kemudian berubah menjadi alat penyejahteraan kaum elit politik dan para mafia-mafia birokrasi tersebut. Janji-janji kesejahteraan dan keadilan yang merata hanya ada dalam rencana politik untuk mengelabui rakyat dalam rangka pemenuhan hasrat pribadi elit politik. Fenomena ini bukan hanya permasalahan nasional, namun permasalahan yang dialami oleh mayoritas daerah-daerah di Indonesia.
Kebijakan desentralisasi kekuasaan dari pusat ke daerah yang dulu dipandang lebih efektif dan efisien prihal membangun dan mewujudkan kesejahteraan rakyat dimasing-masing daerah. Ternyata hanya mampu menciptakan raja-raja kecil di daerah yang dengan kekuasaannya melakukan tindakan sewenang-wenang. Persaingan politik yang terjadi didaerah setiap suksesi pemilihan kepala daerah menyeret rakyat untuk berprilaku pragmatis. Hal ini dikarenakan bertemunya aktor politik pragmatis dengan rakyat pragmatis. Pada akhirnya ini berimbas pada perjalanan pemerintahan suatu daerah yang hanya menjadi lumbung uang untuk aktor politik mengeruk keuntungan, tanpa berfikir tentang kesejahteraan dan kemakmuran rakyat.Dalam kondisi negara yang sedemikian pelik, semestinya ada aktor yang mampu menjawab segal kondisi dan situasi seperti ini. Adalah mereka aktor-aktor intelektual muda yang berpegangan dengan ideologinya menciptakan sebuah solusi-solusi kongkret untuk menyelamatkan keadaan bangsa saat ini. Karena khittahnya kaum intelektual mampu menciptakan sebuah solusi-solusi yang kongkret prihal menjawab kondisi yang terjadi disekitarnya (Ali Syari’ati).
Klasifikasi kaum intelektual pun dalam perjalanan mengalami perubahan kategorisasinya sesuai dengan status dan dimensi masng-masing. Menurut Ali Syari’ati kaum intelektual itu bisa disematkan kepada kalangan pemuda yang berfikir untuk mengabdikan dirinya kepada setiap perubahan bangsa. Mereka digolongkan sebagai “kaum intelektual tercerahkan” ini disematkan kepada generasi muda, karena tidak hanya berkutat dengan teori namun juga prakteknya. Sementara yang kedua adalah ilmuwan (teknokrat), dosen atau pegiat pendidikan yang berkutat dibidang teori mereka adalah kaum intelektual Masyarakat. Namun dari sekian klasifikasi, mereka dianggap mampu bersikap independent atau memposisikan dirinya secara ideal. Posisi yang memungkinkan untuk melakukan sebuah perubahan kondisi zaman dan mendorong untuk terciptanya iklim yang kondusif, mampu menawarkan solusi-solusi ideal untuk berlangsungnya kesejahteraan dan kemakmuran. Karena Kaum Intelektual diasosiasikan sebagai kelompok yang memiliki ideologi. Sementara ideologi merupakan sebuah keyakinan dan dan gagasan terhadap sesuatu yang sangat ideal. Berdasarkan alasan tersebutlah, kaum intelektual semestinya ambil sikap dalam menanggapi fenomena yang terjadi didalam kehidupan bangsa dan negara. Dengan kemampuan yang dimiliki dan posisi yang strategis kedudukannya sebagai bagian masyarakat Indonesia.
Namun pada kenyataannya, kaum intelektual saat ini belum bisa diharapkan menjadi aktor perubahan . Kaum intelektual hanya berkutat pada bidang-bidang yang lebih teoritis ketimbang praksis. Ini didasarkan keengganan mereka untuk ikut andil lebih jauh terhadap perubahan-perubahan bangsa saat ini yang dinilai terlalu membuang-buang waktu. Frame berfikir kaum intelektual saat ini telah tereduksi pada hal-hal yang bersifat instan, pragmatis dan politis. Sehingga permasalahan bangsa saat ini tak kunjung menemukan bentuk yang ideal, akibat kaum intelektual yang seharusnya mengambil posisi ditengah-tengah antara birokrasi yang pragmatis dan rakyat yang pragmatis. Kecenderungan ini merupakan sesuatu yang sangat lumrah, jika dikaitkan dengan kondisi zaman yang berlaku saat ini.
Derasnya arus pragmatisme di Indonesia menyeret kaum intelektual untuk ambil sikap sama dengan kebanyakan atau dalam bahasa sehari-hari “ambil posisi aman”. Hal ini dikarenakan kebutuhan pribadi diatas kebutuhan kelompok, dampaknya kaum intelektual terlihat acuh dan enggan ambil sikap. Golongan mahasiswa dengan segala pembenaran bahwa akademis adalah satu-satunya kewajiban yang mesti dijalankan dan ditambah dunia pendidikan saat ini membuat sebuah aturan kepada mahasiswa agar segera lulus, dampaknya gerakan mahasiswa menjadi terhambat dan medio penyampai aspirasi pun tersumbat. Sementara, dosen dan pegiat pendidikan tak jauh bedanya seperti guru-guru SMA yang monoton dan lebih mengedepankan teori kemudian sistem belajar yang tidak mampu menstimulan mahasiswa untuk berinovasi dan menciptakan mahasiswa yang memiliki jiwa yang kritis terhadap fenomena-fenomena.
Dengan begini siapa yang akan menjadi aktor perubahan bangsa saat ini?, Solusinya tetaplah para kaum intelektual. Karena hanya mereka generasi yang masih memiliki ideologi dalam setiap perjalanannya. Ideologi kaum intelektual seperti yang dikatakan Ali Syari’ati adalah sebuah anugerah dan hikmat dalam membuat formula-formula untuk merubah situasi agar lebih baik. Tinggal bagaimana mengkombinasikan antara posisi kaum intelektual yang dianggap ideal dan tetap mengedepankan ideologi bangsanya (pancasila). Sejatinya perubahan suatu bangsa dimulai dari dunia pendidikan seperti perguruan tinggi, dimana didalamnya mengandng unsur-unsru yang saling berkaitan. Teknokrat bertanggung jawab atas sistem yang mampu mengelola agar dapat menciptakan mahasiswa yang kritis dan solutif, agar mampu menjadi aktor perjuangan merubah kondisi bangsa. Sementara mahasiswa mesti mengasah kemampuan sejak mereka menjadi mahasiswa yakni dengan cara berhimpun dan berkelompok dalam organisasi kemahasiswaan agar menjadi kaum yang tercerahkan.
Andai Karl Marx, lahir diabad 21 mungkin tesisnya tentang perubahan hanya dapat dilakukan oleh kaum ploretar akan berubah menjadi kaum intelektual. Demikian juga apa yang dilakukan Marx bahwa Konklusi dari Kaum Intelektual (Pemuda), dan Kaum Intelektual (masyarakat) adalah saling berhubungan diantara keduanya. Dalam hal yang lebih spesifik adalah pendidikan yang dilakukan oleh kaum Intelektual masyarakat kepada kaum intelektual muda.
Meskipun saat ini kondisi bangsa sedang terpuruk, kemiskinan dan mahalnya biaya pendidikan menjadi hantu bagi masyarakat Indonesia, pengemis-pengemis yang semakin hari semakin berkembang biak, mereka semua adalah manusia Indonesia yang juga memiliki hak untuk menikmati kekayaan alam negeri ini. Pengangguran-pengangguran kian merajalela, sarjana-sarjana hanya menjadi buruh dinegeri sendiri. Namun berbading terbalik dengan para aktor-aktor politik yang kian kaya memakai safari dan inventaris harta yang berlabelkan merk-merk dengan nilai beli cukup mahal, adalah bukti betapa saat ini Indonesia tidak mampu mewujudkan tujuan-tujuan founding father saat merumuskan kemerdekaan bangsa kala itu. Mencapai kesejahteraan, kemakmuran rakyat dinegeri ini bagai menegakkan benang basah.
Kaum Intelektual adalah jawaban dari segala harapan rakyat Indonesia, mengentaskan kemiskinan dan mengkebumikan mafia-mafia negara adalah kewajiban yang mutlak. Dengan semangat dan ideologi yang tersemat dalam diri kaum intelektual, untuk menjadi problem solver dalam masalah yang kian melarut tersebut. Kejernihan fikiran dan rasa nasionalisme kaum intelektual haruslah mendorong untuk melakukan suatu perubahan untuk menciptakan kondisi yang lebih baik.

Protokoler dan Mc

A. Pengertian dan Sejarah Protokoler 

Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.

1. Sejarah Kata Protokol

Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan bahasa Yunani protocollon. Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,
"Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats."
walnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

2. Persyaratan Menjadi Protokoler.

Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :

1. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
3. Trampil dan cekatan menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain
7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
10. Penampilan menarik
11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.

3. Jenis-jenis Kegiatan Protokol

Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:

a. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:

1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
2) Upacara penandatanganan naskah kerjasama
3) Upacara sumpah pegawai
4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

1) Upacara Dies Natalies
2) Upacara wisuda sarjana
3) Upacara pengukuhan guru besar
4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

4. Aktivitas Protokoler

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu
a. Tata ruang,
b. Tata upacara,
c. Tata Tempat,
d. Tata Busana,
e. Tata Warkat.

a. Tata ruang,
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.

1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan :

1) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
2) Papan nama petunjuk yang diperlukan
3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai :

1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya
3) Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:

a)Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC

(1). Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi
(2). Volume suara yang konstan dan mantap
(3). Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing.
(4). Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan
(5). Sifat yang tidak mudah tersinggung
(6). Berkepribadian

b) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi.

c) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik

d) Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai arena kegiatan)

e) Pandai mengatur volume suara

f) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang

g) Mampu menguasai massa


Tata upacara,
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

1) jenis kegiatan;
2) bahasa pengantar yang dipergunakan;
3) materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

Tata Tempat (Preseance)
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:

1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.
2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman Preseance:
1) Aturan dasar Preseance

a) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,
b) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan.

2) Aturan umum tata tempat

a) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.

3) Aturan tempat duduk
Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:

a) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
b) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.

4) Atutan urutan memasuki kendaraan
Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.
Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api sebagai berikut:

a) Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu.
b) Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih dahulu
c) Kenderaan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian.
d) Letak kenderaan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan akan menuju, berada di sebelah kiri kita.
e) Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri.
f) Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.
g) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.
h) Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.
Tata Busana.

Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.


Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:

1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
2) Pakaian Sipil Harian (PSH)
3) Pakaian Oinas Lapangan (PDL)
4) Pakaian Dinas Harian (PDH)
5) Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
6) Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
7) Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
8) Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)TataWarkat.

Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

1) Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
2) Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
3) Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
4) Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
5) Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
6) Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
7) Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
8) Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
9) Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
10) Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

5. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol


Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:
a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.
b. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.



6. Peran dan Fungsi Protokoler
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

B. Penyelenggaraan seminar
Tahapan penyelenggaraan seminar :
1. Tahap orientasi
2. Tahap persiapan
3. Tahap pelaksanaan
4. Tahap penutupan

1. Tahap orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah :

a. Latar belakang diadakannya suatu kegiatan
b. Tujuan diadakannya suatu kegiatan
c. Manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan
d. Kemungkinan – kemungkinan yang akan terjadi jikan suatu kegiatan tersebut diadakan

2. Tahap persiapan, langkah-langkahnya adalah :

a. Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah langsung.
b. Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan – persiapan pelaksanaan kegiatan agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang diharapkan.
c. Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi prediksi pengeluaran yang akan dikeluarkan.

3. Tahap pelaksanaan

Memastikan penggunaan ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya. fasilitas2 dan letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta, kenderaan umum, dan juga penataan ruangan.

4. Tahap penutupan

Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggung jawab masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya.
Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.

C. Pembawa Acara (MC=Pemandu Acara)
1. Pembawa acara merupakan bagian dari kegiatan protokoler.
2. Istilah pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer {penymr), Toatmasier(pembawa acara untuk pesta-pesta). Masterof CErEmony(pembawa acara untuk acara yang sifatnya seremonial. misalnya: upacara wisuda, upacara kenegaraan, dsb).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan :
1. Berbusana yang baik
2. Nada/volume suara yang baik
3. Tata bahasa yang baik
4. Bersikap yang baik
5. Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain
6. Cara menutup acara yang baik

DAFTAR PUSTAKA

Haryati, Sri. Keprotokolan di Indonesia, Pengertian dan Istilah. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2004.

Olii, Helena. Pengetahuan Protokol. Jakarta: Fikom UMB, 2007.

Wiryandari, Rosita. Sejarah dan Fungsi Keprotokolan. Jakarta: Fikom UMB, 2007

www.panca .wordpress.com/2006/07/17/sejarah-kata-protokol.

www.unpad.ac.id. Anbarini, Ratih. Protokol berperan penting dalam pencitraan oragnaisasi.

TEKNIK LOBBY , DIPLOMASI DAN NEGOSIASI

Kegiatan lobby sebenarnya adalah kegiatan sehari-hari yang tidak dapat terlepas dari kehidupan manusia. Selama manusia itu melakukan proses komunikasi dengan orang lain maka disitulah kegiatan lobby itu terjadi dan kadang kala kita juga melakukannya tanpa kita sadari.Seperti halnya dalam komunikasi, maka dalam lobby juga terdapat unsur-unsur utama yaitu sumber (source), pesan (message), saluran(channel), penerima (receiver) dan efek (effect) serta umpan balik (feed back).Proses komunikasi yang terjadi dalam kegiatan lobby harus bersifat dua arah (sirkular). Dua pihak yang melakukan komunikasi sama-sama mempunyai hak untuk bicara dan didengarkan. Keduanya mempunyai tujuan komunikasi dan ingin mencapainya.Tujuan dari setiap proses komunikasi adalah : 

1. Menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dan simbol yang disampaikan,
2. Merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan rangsang yang diterimanya, 
3. Melakukan sesuatu tindakan yang selaras dengan pesan tersebut, yaitu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

Kemampuan berkomunikasi merupakan otak dari sebuah lobbying maupun negosiasi. Kemampuan berkomunikasi yang baik akan dapat membawa anda untuk dikenal oleh orang lain, dapat membuat satu jalinan persahabatan dan menciptakan satu hubungan antar manusia yang memuaskan.Menjadi seseorang yang mampu untuk berkomunikasi dengan baik adalah menjadi seorang yang mampu untuk menjadi pengirim dan penerima berita yang dapat menunjang suatu hubungan pribadi lebih baik. Pengirim dan penerima pesan adalah sosok yang mempunyai kebutuhan, keinginan, tujuan dan cara dalam melihat dunia ini berlainan sama sekali.Seseorang dikatakan mampu berkomunikasi jika:

1. Mampu merangkai kata menjadi sebuah kalimat yang benar-benar mewakili apa yang dipikirkan, apa yang dirasakan
2. Mampu menyampaikan dengan benar dan tepat, sesuai dengan siapa dia berbicara, dimana, kapan (waktu) dan dalam suasana formal atau informal
3. Mampu menangkap respon pihak yang diajak bicara
4. Mampu menanggapi respon dengan benar dan tepat Pengertian Lobby Pada awalnya lobby hanya dikatakan sebagai sebuah serambi sebelum masuk ke ruang utama. Lobby adalah sebuah tempat yang nyaman dan tenang terletak di hotel-hotel dan tempat-tempat pertemuan.

Tempat tersebut sesuai sebagai tempat untuk mengadakan pembicaraan dan pendekatan antara pihak-pihak yang melakukan pertemuan.Dalam perkembangannya lobby dimaknai sebagai pendekatan (approach). Lobby adalah pendekatan awal yang menjurus ke suatu tujuan yang menguntungkan, baik satu ataupun kedua belah pihak . Kegiatan lobby tidak hanya diperlukan oleh individu untuk memperoleh apa yang menguntungkan dari pihak lain, tetapi juga diperlukan bagi kepentingan suatu organisasi. Bagi suatu organisasi kegiatan melobby diperlukan demi suksesnya pelaksanaan rencana-rencana. Disini fungsi agensi-agensi pemerintah sangat diperlukan dalam memberikan izin usaha, hak paten yang sifatnya memudahkan dan menguntungkan organisasi.Dalam kondidi ini lobby adalah proses penyampaian argumentasi –argumentasi yang bersifat mendukung posisi organisasi kepada pejabat. Dalam sebuah bisnis, lobby merupakan permulaan dari sebuah negosiasi. Tetapi dalam proses negosiasi, lobby sering digunakan untuk mengatasi tahap-tahap negosiasi yang mengalami jalan buntu dan tidak menemukan kata sepakat. Jika negosiasi sampai pada tahap ini, saat jeda bisa dimanfaatkan negosiator untuk melakukan pendekatan-pendekatan ulang, agar menemukan titik temu ke arah sepakat.Lobby dilakukan dengan tujuan untuk mempengaruhi secara persuasive agar pihak lain mau memenuhi keinginan dan tujuan pihak yang melobby. Kegiatan lobby ini bisa menambah jaringan koneksi di beberapa sector, sekaligus keberhasilan lobby dipengaruhi seberapa banyak dan luas jaringan yang dimiliki. Lobby lebih efektif jika dilakukan dalam suasana informal, karena itu lobby diartikan juga sebagai kegiatan yang bersifat informal dan tidak resmi.Kegiatan lobby dapat dilakukan secara individual maupun kelompok dengan sasaran lobby juga bisa individu yang berpengaruh, kelompok, lembaga pemerintahan (legislative, eksekutif maupun yudikatif) dan lembaga/organisasi non pemerintah dan, perusahaan swasta. Lobby memiliki manfaat untuk memberikan pengertian yang menyeluruh mengenai sebuah tujuan baik individu maupun perusahaan, kegiatan ini bisa dimanfaatkan untuk menyamakan persepsi mengenai banyak hal yang berkaitan dengan keinginan dan tujuan masing-masing. Dari lobby kemudian juga bisa ditemukan peluang-peluang yang bisa dimanfaatkan kedua belah pihak yang diteruskan lewat kegiatan negosiasi yang akhirnya bisa menguntungkan bagi kedua belah pihak. Pengertian NegosiasiNegosiasi adalah suatu proses untuk mendapatkan sesuatu yang pada saat itu tidak menjadi milik kita. Proses negosiasi tanpa kita sadari telah terlibat dengannya, sepanjang hidup kita, hanya kita tidak menyadari bahwa kita sedang berada di tengah-tengah proses negosiasi. Dalam bernegosiasi sikap kita akan mempengaruhi sasaran kita, karena itu bersikap positif dalam bernegosiasi adalah hal yang mutlak diperlukan.Dalam sebuah negosiasi kedua belah pihak pasti menginginkan kemenangan. Negosiasi dikatakan berhasil jika berakhir dengan kedua belah pihak mendapatkan apa yang diinginkan (Win – Win). Bila seorang negosiator menanggapi satu situasi dengan pikiran “saya harus menang dan saya tidak perduli dengan kondisi lawan”. 

Maka disitulah sebetulnya bencana sudah diambang pintu.Konsep negosiasi sama-sama menang tidaklah selalu didasarkan kepada pertimbangan etika. Jika kedua belah pihak yang berbisnis puas dengan keputusan yang ditempuh akan menjadikan mereka lebih bersedia untuk bekerja sama di masa datang. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses negosiasi mempunyai hak dan kedudukan yang sama (equality), tidak ada satu pihak merasa lebih tinggi dari pihak yang lain.Keberhasilan sebuah negosiasi dapat dicapai dengan kerjasama (cooperative). Ada keinginan untuk mencari titik temu dari perbedaan-perbedaan yang pasti muncul selama proses negosiasi. Negosiasi sebaiknya sebagai sarana menjalin hubungan jangka panjang. Ada keyakinan bahwa sesuatu yang berarti bagi kita tentu berarti pula bagi lawan. Semua yang dilakukan hanya untuk memperlancar negosiasi.Negosiasi merupakan sebuah proses dimana terdapat dua pihak yang memiliki keinginan, kepentingan-kepentingan yang berbeda tetapi sama-sama memiliki keinginan untuk duduk bersama dalam rangka mendapatkan kesepakatan. Ada baiknya kita memahami mengapa seseorang ingin melakukan negosiasi. Negosiasi dilakukan dengan beberapa alasan yaitu:a. Pihak kita menginginkan sesuatu yang saat ini masih berada dalam control pihak mitra negosiasib. Pihak mitra negosiasi pun menginginkan sesuatu yang ada dalam control kitac. Untuk mendapatkan kesepakatan yang saling menguntungkand. Untuk menyelesaikan permasalahan dan mencari titik temue. Supaya bisnis atau usahanya bisa tetap bertahanProses negosiasi melalui beberapa tahap walaupun tidak kaku yaitu tahap penawaran (offering), tahap penjualan (selling), tahap bargaining(tawar menawar) dan tahap negosiasi. Seorang negositor yang baik memiliki beberapa persyaratan yaitu :

a. Konsisten dan tetap teguh pada tujuan yang ingin dicapai

b. Strategis dan menguasai keadaan 

c. Berpikir kreatifd. Komunikatif dan bisa melakukan komunikasi persuasiveTerdapat beberapa anggapan yang berkaitan dengan negosiator yang baik yaitu negosiator yang baik selalu dan pasti sukses 100 %, negosiator yang handal terbiasa dan selalu mengambil resiko dan negosiator yang hebat hanya mengandalkan intuisi. 

Beberapa hal tersebut merupakan anggapan yang mungkin selama ini dijadikan suatu yang memang harus dimiliki oleh seorang negosiator. Sebetulnya keberhasilan seorang negosiator sangat ditentukan oleh persiapan yang dilakukan, teknik-teknik negosiasi yang dimiliki ditambah pengalaman bernegosiasi sebelumnya dan yang tidak boleh diremehkan adalah sikap negosiator selama proses negosiasi, karena manusia adalah salah satu dimensi negosiasi yang sangat dinamis, dan menentukan iklim negosiasi.Negosiasi sering kali gagal bukan karena masalah harga atau mutu barang yang tidak sesuai, tetapi sering kali gagal karena tidak ada niat baik pada satu pihak untuk bernegosiasi, sika egois yang tidak kooperatif dan akomodatif, terdapat kesenjangan hubungan, kekhawatiran akan kalah, agenda-agenda tersembunyi dan ketidakterbukaan, konflik pribadi diantara peserta negosiasi, masalah-masalah budaya dan bahasa dan kurangnya atau bahkan tidak adanya wewenang untuk bernegosiasi. Pengertian diplomasiDiplomasi merupakan suatu cara komunikasi yang dilakukan antara berbagai pihak termasuk negoisasi antara wakil-wakil yang sudah diakui. Praktik-praktik negara semacam itu sudah melembaga sejak dahulu dan kemudian menjelma sebagai aturan-aturan hukum internasional. 

Dengan demikian, diplomasi juga merupakan cara-cara yang dilakukan oleh pemerintah suatu negara untuk mencapai tujuannya dan memperoleh dukungan mengenai prinsip-prinsip yang diambilnya. Itu juga merupakan suatu proses politik untuk membina kebijakan luar negeri yang dianut dan ditujukan untuk mempengaruhi kebijakan dan sikap pemerintah negara lain. Disamping itu, diplomasi juga dianggap sebagai pengetahuan, mutu dan kepandaian untuk membendung dan mengurangi adanya konflik internasional yang terjadi.Menurut Brownlie, diplomasi merupakan setiap cara yang diambil untuk mengadakan dan membina hubungan dan berkomunikasi satu sama lain, atau melaksanakan transaksi politik maupun hukum yang dalam setiap hal dilakukan melalui wakil-wakilnya yang mendapat otorisasi. Diplomasi pada hakikatnya juga merupakan negoisasi dan hubungan antarnegara yang dilakukan oleh pejabat-pejabat pemerintah, untuk itu diperlukan suatu seni dan kemampuan serta kepandaian untuk mempengaruhi seseorang sehingga dapat tercapai tujuannya. Kemampuan untuk berunding itu harus dilakukan secara maksimal agar dapat dicapai hasil yang maksimal pula dalam suatu system politik dimana suatu perang mungkin bisa terjadi.Diplomasi pada hakikatnya merupakan kebiasaan untuk melakukan hubungan antarnegara melalui wakil resminya dan dapat melibatkan seluruh proses hubungan luar negeri, perumusan kebijakan termasuk pelaksanaannya. Dalam arti yang luas, diplomasi dan politik luar negeri adalah sama. Namun, dalam arti yang sempit, atau lebih tradisional,diplomasi itu melibatkan cara-cara dan mekanisme, sedangkan dalam politik luar negeri ada dasar atau tujuannya. 

Dalam arti yang lebih terbatas, diplomasi meliputi teknik operasioanl dimana negara mencari kepentingan di luar yuridiksinya.a. Ada yang menyamakan kata itu dengan “politik luar negeri”, misalnya jika dikatakan “Diplomasi RI di Afrika perlu ditingkatkan”b. Diplomasi dapat pula diartikan sebagai “perundingan” seperti sering dinyatakan bahwa “Masalah Timur Tengah hanya dapat diselesaikan melalui diplomasi”. Jadi perkataan diplomasi disini merupakan satu-satunya mekanisme yaitu melalui perundingan”;c. Dapat pula diplomasi diartikan sebagai “dinas luar negeri” seperti dalam ungkapan “Selama ini ia bekerja untuk diplomasi”;d. Ada juga yang menggunakan secara kiasan seperti dalam “pandai berdiplomasi”yang berarti “pandai bersilat lidah”.

Tugas dan Fungsi DiplomasiJika membicarakan tugas diplomasi sebenarnya tidaklah terlepas dari tugas dari para pelakunya maupun institusinya, utamanya seperti para diplomat dengan perwakilan diplomatiknya yang berada di suatu negara sebagaimana tersebut dalam “Konvensi Wina 1961 Mengenai Hubungan Diplomatik”. Para diplomat dianggap sebagai corong dari pemerintahanya dan saluran resmi komunikasi antara negara pengirim dan negara penerima. Ada keyakinan bahwa berhasilnya diplomasi dari suatu negara itu akan tergantung sekali dari bagaimana memilih para diplomatnya, termasuk kemampuan serta kewenangannya dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini memang terbukti dalam sejarah.Tugas utama dari diplomat adalah menyangkut keterwakilannya (representation) dari suatu negara di negara lain. Ada yang menganggap bahwa para duta besar itu merupakan mata dan telinga dari negaranya. Tugas mereka mencakupi keterwakilan diplomatik, mengadakan pertukaran nota mengenai masalah-masalah yang menyangkut kepentingan bersama, melakukan perundingan mengenai yang bersifat strategis dan politis, melindungi kepentingan warga negaranya di negara penerima, dan singkatnya memberikan perlindungan serta memajukan kepentingan negara pengirim di negara penerima. 

Dalam menyelesaikan pertikaian atau permasalahan, duta besar tidak memiliki kapal perang dan tidak pula mempunyai infanteri yang besar ataupun banteng, senjata utamanya semata-mata hanyalah kata-kata dan kesempatan. Dalam transaksi-transaksi yang penting, kesempatan berlalu sangat cepat. Sekali hilang maka hal itu sukar dapat ditemukan lagi. Adalah merupakan pelanggaran yang besar untuk menghilangkan demokrasi dari suatu kesempatan, karena kesempatan itu dapat menghilangkan oligarki dan otokarsi. Menurut sistem itu, tindakan dapat diambil dengan cepat dan hanya meminta dengan kata.Aspek lain dalam Konvensi Wina 1961 yang menyangkut diplomasi adalah perundingan (negotiation) yang dilakukan dengan pemerintah negara penerima. Perundingan dapat timbul karena adanya sesuatu masalah yang berkaitan dengan perdagangan, komunikasi atau mengenai masalah militer. Demikian juga perundingan itu bisa dilakukan karena adanya tuntutan negaranya tehadap negara penerima atau sebaliknya.Menurut Hans J. Morgenthau tugas diplomasi dapat dibagi dalam empat pokok:

1. Diplomasi harus membentuk tujuan dalam rangka kekuatan yang sebenarnya untuk mencapai tujuan tersebut. Suatu negara yang ingin menciptakan tujuan-tujuannya yang belum dicapai haruslah berhadapan dengan suatu risiko untuk perang. Karena itu diperlukan suksesnya diplomasi untuk mencoba mendapatkan tujuannya tersebut sesuai dengan kekuatannya.
2. Di samping melakukan penilaian tentang tujuan-tujuannya dan kekuatannya sendiri, diplomasi juga harus mengadakan penilaian tujuan dan kekuatan dari negara-negara lainnya. Didalam hal ini, sesuatu negara haruslah menghadapi resiko akan terjadinya peperangan, apabila diplomasi yang dilakukannya itu salah dalam menilai mengenai tujuan dan kekuatan negara-negara lainnya.
3. Diplomasi haruslah menentukan dalam hal apa perbedaan dalam tujuan-tujuan itu dapat cocok satu sama lain. Diplomasi harus dilihat apakah kepentingan negaranya sendiri dengan negara lain cocok. Jika jawabannya “tidak”, maka harus dicari jalan keluar untuk merujukkan kepentingan-kepentingan tersebut.
4. Diplomasi harus menggunakan cara-cara yang pantas dan sesuai seperti kompromi, bujukan dan bahkan kadang-kadang ancaman kekerasan untuk mencapai tujuan-tujuannya .

Kembali pada pengertian tentang tugas diplomasi, tidak lain hal itu menyangkut pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan di dalam melakukan diplomasi yang menurut R.P Barston dapat digolongkan dalam enam bidang luas yaitu;

1. Bidang pertama yang dianggap sangat penting adalah mengenai keterwakilan yang meliputi keterwakilan murni termasuk penyerahan surat-surat kepercayaan, protokol, dan keikutsertaan di dalam kegiatan-kegiatan diplomatik yang dilakukan di ibu kota atau lembaga-lembaga pemerintahan negara setempat. Jika kita permasalahkan, sebenarnya aspek yang paling penting lagi adalah keterwakilan yang bersifat substansif, yang mencakup bukan saja usaha-usaha untuk menjelaskan dan mempertahankan kebijakan nasional yang disalurkan melalui perwakilan-perwakilan diplomatik dan saluran-saluran luar lainnya, tetapi juga untuk melaksanakan perundingan dan penafsiran tentang kebijakan dalam negeri dan luar negeri dari pemerintah negara penerima.
2. Tugas untuk melakukan tindakan sebagai tempat untuk mendengarkan atau memantau merupakan kelanjutan dari keterwakilan yang bersifat substantif. Jika berfungsi secara benar maka Kedutaan Besar harus mengidentifikasi masalah-masalah kunci, pola-pola dalam dan luar negeri yang muncul termasuk implikasi-implikasinya agar dapat memberikan saran atau peringatan kepada negara pengirim. Seperti juga dinyatakan oleh Humphrey Trevelyan:“…disamping melakukan perundingan, tugas pokok dari duta besar adalah untuk melaporkan tentang situasi politik, ekonomi, dan sosial di negara di mana ia ditempatkan, mengenai kebijakan pemerinatahnnya dan dengan pembicaraan-pembicaraan yang dilakukannya dengan pemimpin-pemimpin politik dan para pejabat serta siapapun yang telah menjelaskan tentang suasana negara setempat kepadanya.”Oleh karena itu peringatan yang tepat dan pada waktunya mengenai perkembangan yang kurang menguntungkan pada hakikatnya merupakan salah satu dari tugas-tugas utamanya dari Kedutaan Besar.
3. Meletakkan dasar kerja atau mempersiapkan dasar bagi suatu kebijakan atau prakarsa-prakarsa baru.
4. Dalam hal terjadinya konflik bilateral yang meluas dan potensial maka diplomasi diupayakan untuk mengurangi ketegangan atau melicinkan dalam rangka hubungan bilateral, multilateral.
5. Untuk memperluas tujuan-tujuan tersebut, diplomasi juga berfungsi untuk menyumbangkan kepada perubahan-perubahan yang aman dan tertib. Seperti disarankan oleh Adam Watson bahwa tugas pertama dari diplomasi adalah bukan saja pengelolaan dari tatanan tetapi juga pengelolaan dari perubahan-perubahan dan pembinaan yang dilakukan dengan persuasif secara terus menerus dari tatanan ditengah-tengah perubahan. Bertentangan dengan hal itu sudah tentu dapat juga dimasukkan dalam diplomasi tersebut yang mungkin sebagai wahana untuk berlanjutnya konflik atau pertikaian. Dengan kata lain, untuk membedakan kepentingan antara negara dan bukan negara dan tidak adanya norma-norma tentang tatanan lokal, regional, maupun internasional yang sudah diterima secara baku dapat mengakibatkan perbedaan-perbedaan diantara para pihak yang sangat substansial, dimana diplomasi yang dilakukan melalui prakarsa-parakarsa secara langsung, secara tidak resmi, dengan kontak rahasia, atau dengan pihak ketiga tidak dapat menjembatani penyelesaian.
6. Pada tingkatan yang lebih umum, tugas penting dari diplomasi adalah menciptakan, merumuskan dan menagadakan perubahan-perubahan terhadap perangkat aturan-aturan internasional yang luas mengenai jenis peraturan dan norma-norma yang dapat memberikan bentuk dalam sistem internasional.Negosiasi dapat didefinisikan sebagai upaya untuk mempelajari dan merujuki mengenai sikap yang dipertentangkan agar dapat mencapai suatu hasil yang dapat diterima. Apapun bentuk dari hasilnya, walaupun sebenarnya lebih banyak diterima oleh satu pihak dibandingkan yang lain, tujuan dari negosiasi itu adalah mengenali bidang-bidang yang menjadi kepentingan bersama dan yang bisa menjadi pertikaian.

Dengan demikian, negosiasi pada intinya merupakan pertukaran pandangan dan usul-usul di antara dua pemerintahan untuk menjajaki kemungkinan untuk mencapai suatu penyelesaian masalah secara damai. Negosiasi merupakan proses dimana usul-usul eksplisit disampaikan secara nyata dengan tujuan untuk mencapai persetujuan mengenai suatu perubahan atau realisasi dari suatu kepentingan bersama jika terdapat kepentingan yang dipertentangkan.Disamping itu, negosiasi juga sebagai teknik diplomasi untuk menyelesaikan perselisihan secara damai dan untuk meningkatkan kepentingan nasional dengan tujuan agar dapat dicapai kompromi dan penyesuaian melalui kontak secara pribadi dan langsung. Sifat pokok dari negosiasi seringkali disalah artikan oleh pendapat umum, khususnya pada waktu terjadi ketegangan internasional yang cukup serius yang kemudian menjadi sulit untuk menawarkan sesuatu konsesi kepada pihak lawan. Namun, untuk mencapai persetujuan melalui negosiasi diperlukan keinginan dari kedua belah pihak untuk mendapatkan konsesus yang dapat diterima oleh masing-masing.Penyelesaian perselisihan melalui negosiasi merupakan cara yang sudah diterima secara internasional. Konvensi Den Haag mengenai Penyelesaian Pertikaian Internasional Secara Khusus Tahun 1899 dengan jelas menekankan perlunya negosiasi, bahkan sebelum menyampaikan pertikaian itu ke arbitrase. Dengan kata lain, arbitarse itu digunakan hanya jika negosiasi tidak menghasilkan hasil yang memuaskan.Proses negoisasi kadang-kadang baru dipahami hanya setelah berada di meja perundingan. Sewaktu berlangsung negosiasi dalam beberapa tahap, seluruh proses khususnya dalam rangka multilateral lebih dimengerti dengan baik, termasuk kegiatan tidak resmi menejlang dan selama negosiasi seperti lobbying, melemparkan suatau usul melalui rancangan resolusi dan pertukaran usul, serta konsultasi-konsultasinya lainnya. Negosiasi sudah tentu dapat dilaksanakan dengan jarak (at a distance) melalui surat menyurat diplomatik (diplomatic correspondence) baik secara resmi maupun tidak resmi, telepon, fax atau e-mail.